사용자 기준 파일 정렬, 폴더 생성, 표시 방법

전 부서에서 자료를 받다보면 파일명이 제각각인 경우가 많아서 수합하는데 많은 시간이 걸립니다. 이번에는 사용자가 설정한 기준대로 파일을 정렬하고, 폴더를 만들고, 엑셀에 기준을 표시하는 방법에 대해 설명해드리겠습니다.

 

 

 

※ 윈도우10 사용자를 위해 시작K 2.0을 제작하였습니다. 자세한 사항은 여기를 눌러주세요.

 

윈도우7에는 이름순, 날짜순, 크기순 등 여러 가지 정렬방법이 있지만 부서의 직제 순서대로 정렬하는 기능은 없습니다. 직제순으로 정렬하면 수합하기도 편하고, 어느 부서가 자료를 내고 안냈는지도 쉽게 알 수 있기 때문에 편리합니다. 그래서 부서순으로 파일을 정렬하기 위해 파일 하나씩 선택해서 일일이 파일명 앞에 번호를 집어넣어 이름순으로 정렬하시는 분도 있습니다. 

 

Sijak-K(시작K)에서는 사용자가 설정한 기준대로 파일을 정렬해주는 기능을 제공합니다. 엄밀히 말하자면 사용자가 설정한 기준에 맞춰 파일명 앞에 번호를 붙여주는 것입니다. 그러면 이름순으로 정렬했을 때 사용자의 기준에 맞춰 파일들이 정렬되는 것입니다. 사용자 설정 기준은 직제순, 마을순, 직원순 등 원하는 대로 기준을 설정하여 활용할 수 있습니다.

 

 

   사용자 기준 파일 정렬 하기

 

이 기능을 이용하기 위해선 먼저 컴퓨터에게 정렬기준을 다음과 같이 알려줘야 합니다.

예제폴더에 있는 부서 직제순서.xls를 실행하고 같이 따라 해보세요.

  ① 부서명이 순서대로 입력된 엑셀 파일을 열고
  ② 부서명이 나온 부분만 블록설정하고
  ③ Ctrl + C 버튼을 누르고(중요)
  ④ 시작 + I 버튼을 누릅니다. 

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Sijak-K(시작K) 프로그램 폴더에 list.txt파일을 열어보면 부서명이 직제순서로 저장된 것을 확인할 수 있습니다.

이제 컴퓨터에게 ‘정렬기준은 이것이다’라고 알려준 상태입니다. 이건 매번 설정할 필요 없이 한번만 설정하면 됩니다. 물론 조직이 개편되어 부서명이 바뀌었다면 다시 설정해줘야 겠지요?

이제 예제폴더-파일정렬 폴더 안에 있는 파일들로 테스트해보겠습니다. 예를 들어 부서에는 분명히 '시작K 교육 참석자 명단-부서명'으로 보내달라고 했는데 아래 보시는 것처럼 파일이름이 다양하게 오는 경우가 많습니다. 어차피 파일이름이 제대로 됐다고 해도 '이름순', '수정한 날짜순'으로는 정렬해봐도 직제 순서대로 맞춰지지는 않을 것입니다.

총무부, 기획부, 예산부, 회계부,... 아래 왼쪽 그림에서 보시는 것처럼 직제순서는 가나다 순이 아니기 때문이죠.

 

 

 

 

우선 시작 + K를 눌러 환경설정창을 열어줍니다. Sort by User's criteria(사용자 기준에 의한 정렬) 부분에 '시작K 교육 참석자 명단'이라고 입력하고 Enter를 눌러줍니다.

 

 

  ① order : 조금 전 만들었던 list.txt에서 가져온 번호  예시) 0001
  ② 파일내용 : 시작K - 환경설정창 - Quick Input 탭에서 변경 가능.

      파일에 어떤 내용이 들어가 있는지 구분해주는 역할을 합니다. 

  ③ name : 사용자 기준. 부서명 등
  ④ 중복 표시 숫자 : 같은 부서명의 파일이 여러 개인 경우 부서명 뒤에 (1), (2),... 등으로 표시됩니다.

      단, 확장자가 다른 파일인 경우 완전히 다른 파일로 인식하기 때문에 중복으로 처리되지 않습니다.

      예시) 국제부.xls 와 국제부.hwp는 다른 파일로 처리함.

 

이제 위의 전체 파일들을 선택한 후 시작 + PgDn을 눌러보세요. 선택했던 파일명들이 ‘직제순서 - 파일내용 - 부서명’ 순으로 변경된 것을 확인하실 수 있습니다. 바로 우리가 원했던 기준대로 파일들이 정렬된 모습입니다.^^ 부서 직제순서와 비교해보세요.

 

 

 

 

Sijak-K(시작K)를 이용해 파일을 정렬하려면 최소한 파일명에 부서명은 정확히 입력되어 있어야 합니다. 그렇지 않은 경우 변경되지 않습니다.  예를 들어 '국제부'라는 부서가 있다면 '국제부' 대신 '국 제 부', '국제', '국제교류부'가 들어가 있는 파일들은 정렬되지 않는다는 것입니다. 또한 열려있는(실행중인) 파일은 정렬되지 않습니다. 

 

그래도 파일들이 원하는 대로 변경되지 않는다면 설명해드린 내용 중 블록설정 후 Ctrl + C 버튼을 안 눌렀을 가능성이 높으니 다시 한번 해보시기 바랍니다. 

 

정렬기준은 list.txt 파일 하나로 고정되어 있기 때문에 새로운 기준을 적용해야 될 경우에는 위의 절차를 한 번 더 진행하시면 됩니다. 예를 들어 조직이 개편 되어 부서가 추가되거나 이름이 변경된 경우를 생각해볼 수 있습니다.

 

또한 파일을 1만개 이상 정렬할 경우는 드물 것 같아 앞에는 네 자리 까지의 숫자만 부여하도록 만들었으니 참고 바랍니다.

 

 

   사용자 기준 폴더 생성하기

이번엔 그냥 시작 + PgUp을 눌러보세요. 바탕화면에 파일내용명과 오늘 날짜를 이름으로 하는 폴더가 생성되었을 것입니다. 

 

 

 

폴더를 열어 보면 ‘직제순서 - 파일내용 - 부서명’ 순으로 폴더가 생성된 것을 보실 수 있을 겁니다. 부서마다 여러 개의 파일을 수합해야 하는 경우에는 이렇게 폴더로 구분해서 따로 저장해두는 게 좋습니다.

 

 

   사용자 기준 표시하기

엑셀에 부서명을 입력할 경우 처음부터 일일이 다 입력하는 경우는 드묿니다. 물론 부서명이 저장된 파일이 없다면 직접 일일이 입력해야 하겠지요.

 

보통은...

 

① 기존에 부서명이 표시된(저장된) 엑셀 파일을 열고

② 블록설정한 후

③ 복사하고

④ 붙여넣을 곳을 선택한 후

⑤ 붙이기 합니다.

 

한 번만 사용한다면 이렇게 5가지 절차를 거쳐도 됩니다. 그런데 가끔 이런 작업을 반복하고 있다면 Sijak-K(시작K) 프로그램을 사용하길 추천합니다. 

 

엑셀을 열고 아무 셀이나 선택한 후 시작 + End를 눌러보세요. 혹시 아무 반응이 없다면 시작 + PgDn을 누른다음 다시 시작 + End를 눌러보세요. 처음에 설정했던 사용자 기준이 아래와 같이 주르륵 표시됩니다. 

 

 

 

엑셀 뿐만 아니라 메모장이나 한글에서 되기도 합니다. 그런데 엑셀에서 보다는 활용도가 떨어지겠지요. 이 기능도 기억해 두셨다가 꼭 사용해보세요.^^

 

한번 사용자 기준을 설정하면 지워지지 않기 때문에 컴퓨터를 껐다가 켜도 언제든 이 세가지 기능 모두 사용이 가능합니다.

 

참고로 예제파일에 있는 교육참석자 명단 파일들은 지우지 말아주세요. 나중에 사용자 설정 반복(매크로) 기능을 설명하면서 참석자 명단을 한꺼번에 수합하는 예시로 활용할 예정입니다.