참석자 명단 수합 - 매크로 기능 예시

사용자 기준 파일 정렬, 폴더 생성, 표시 방법에서 엑셀파일들을 직제순으로 정렬한 바 있습니다. 이번에는 매크로 기능을 이용해 하나의 파일로 수합하는 방법에 대해 설명하고자 합니다. 매크로 기능이 어떻게 동작하는지 이해하기 쉽도록 예시를 보여드리는 것입니다.

 

 

 

※ 윈도우10 사용자를 위해 시작K 2.0을 제작하였습니다. 자세한 사항은 여기를 눌러주세요.

 

일단 아래와 같이 직제순으로 정렬된 엑셀파일이 있습니다. 없는 분은 사용자 기준 파일 정렬, 폴더 생성, 표시 방법을 참고하시기 바랍니다. 엑셀파일을 열어보면 아래와 같이 참석자가 1명씩 들어있는 것을 확인할 수 있습니다. 

 

  

 

 

예제 폴더에 있는 참석자 명단 수합.xls 파일도 실행해보세요. 수합된 파일을 하나씩 실행해서 복사하고 이 명단에 붙여넣기하면 명단이 하나의 파일로 정리가 됩니다. 엑셀파일이 직제순으로 정리되었으니 복사해서 붙이는 작업이 훨씬 수월하겠죠~ 

 

 

 

그런데 말입니다. 만약 20개 부서가 아니라 50개 100개 부서라면 직제순으로 정렬되었다고 해도 이렇게 일일이 복사해서 붙여넣는 작업이 꽤 오래 걸릴 것입니다. 자세히 보면 같은 동작을 계속 반복하는 것입니다. 어떻게 하면 좀 더 편하게 일할 수 있을까요? 

 

이 때 필요한 기능이 사용자 반복 설정, 즉 매크로 기능입니다. 이 기능을 이용하기 위해선 일단 본인이 하고 있는 작업 중 반복적인 부분이 어떤 것인지를 관찰할 필요가 있습니다. 관찰하셨나요?

 

엑셀 문서를 선택하여 실행했을 때 어떻게 동작하는지도 살펴보세요. 여러 개의 엑셀문서를 실행하면 계속 처음 실행한 엑셀 창에 문서가 띄워집니다. Alt + Tab키를 활용하여 창간 전환을 통해 수합할 수도 있겠지만 복잡합니다. 

 

여기서는 수합할 명단 서식 파일을 왼쪽에 열고 오른쪽에는 부서에서 제출한 파일을 실행해서 복사하고 붙여넣는 방법으로 작업하려고 합니다. 혹시 참석자 명단 수합.xls 파일이 열려있다면 일단 닫아 주세요.

 

   엑셀 창 두개 띄우는 방법

 

① 0001-시작K 교육 참석자 명단-총무부.xls 파일을 실행하고 시작 + →(오른쪽 방향키)를 눌러서 모니터의 오른쪽에 위치하도록 합니다. 

 

② 이번엔 엑셀 문서가 아니라 엑셀 프로그램을 실행해주세요. 시작 메뉴에서 프로그램-Microsoft Office 폴더에서 실행할 수도 있고, 바탕화면이나 빠른 실행아이콘으로 등록되어 있다면 그걸 실행하면 됩니다. 

 

③ 그리고 새로 열린 엑셀창에서 파일을 누르고 '최근에 사용한 문서 항목'에서  참석자 명단 수합.xls 파일을 실행해줍니다. '최근에 사용한 문서 항목'에 없다면 해당 파일을 찾아서 실행해줍니다. 그리고 시작 + ←(왼쪽 방향키)를 눌러 주시면 엑셀 창을 두개 띄울 수 있습니다. 

 

 

듀얼 모니터라면 시작K\예제\파일정렬 폴더를 다른 모니터에 띄워도 됩니다. 그런게 아니라면 아래 그림과 같이 ~~총무부.xls 파일이 실행중인 창을 위로 줄이고, 파일정렬 폴더가 열려있는 탐색기는 오른쪽 하단에 위치시킵니다.

 

 

이제는 파일정렬 폴더에서 문서를 실행시키면 오른쪽 상단 엑셀창에만 문서가 띄워질 겁니다. 오른쪽 엑셀창에서 부서명부터 성명까지 복사한 후 왼쪽 엑셀창에 순서대로 붙여넣으면 되겠네요. 

 

일반적인 방법을 살펴보면 하나의 부서를 처리하기 위해 아래와 같이 8번의 절차를 거치게 됩니다.

 

① 파일정렬 폴더(또는 실행할 파일) 선택

② 더블클릭 또는 엔터를 눌러 실행

③ 오른쪽 상단 엑셀창 선택         * 바로 블록 설정이 안되네요.

④ 블록 설정

⑤ Ctrl + C를 눌러 복사

⑥ 왼쪽 엑셀창 선택         * 복사한 걸 붙여넣고 싶은 셀이 바로 선택되지는 않네요.

⑦ 붙여넣기할 셀 선택

⑧ Ctrl + V를 눌러 붙여넣기

 

20개 부서니까 8 × 20 = 160번의 작업입니다. 50개 부서라면 400번이나 되네요.

 

이제 매크로 기능을 활용한 방법에 대해 설명해보겠습니다. 설정을 위해 Ctrl + 시작 + 2를 눌러주세요. 일단 Reset 버튼을 눌러 초기화 시켜줍니다. 

 

1. 102번을 눌러 체크하고,

2. Set 버튼을 누르고, 

3. 파일정렬 탐색기 상단 클릭

4. 103번을 눌러 체크하고, 

5. Down(↓) 아래쪽 이동을 선택

6. 107번을 눌러 체크하고,

7. Enter(엔터 효과)를 선택    * ~~총무부.xls 파일이 이미 실행되어 있으므로 실제로 Enter를 누를 필요는 없음.

8. 108번을 눌러 체크하고,

9. Set 버튼을 누르고,

10. ~~총무부.xls가 실행중인 엑셀창 상단 클릭

 

 

11. 121~130번 탭을 누르고,

12. 130번을 체크한 후

13. 첫번째 Set 버튼을 눌러

14. 총무부를 클릭하고

15. 두번째 Set 버튼을 눌러

16. 일이삼을 클릭

 

 

 

17. 131~140번 탭을 누르고,

18. 131번을 체크한 후

19. Ctrl + C(복사하기)를 선택

20. 실제로 총무부 부터 일이삼까지 드래그

21. 실제로 키보드의 Ctrl + C를 눌러 복사

22. 132번을 체크한 후

23. Set 버튼을 눌러

24. 참석자 명단 수합.xls 파일이 실행중인 왼쪽 엑셀창 상단 클릭

25. 부서명을 클릭하고

26. 133번을 체크한 후

27. Down(↓) 아래쪽 이동을 선택

28. 135번을 체크한 후

29. Ctrl + V(붙여넣기)를 선택

30. 실제로 Ctrl + V를 눌러 붙여넣어 보세요.

31. 하단에 ※ Repeat 부분에 19라고 입력하고,

32. Enter를 누르거나 OK를 누르면 설정이 됩니다.

 

 

이제 설정은 다 됐습니다. 이제 시작 + 2 를 눌러 매크로가 제대로 동작하는지 확인해보세요. 필요할 경우 Rest 부분도 조절해서 속도를 적당히 조절할 수 있습니다. 실행시키는 부분까지 총 33번의 작업이네요. 

 

20개 부서에서 받은 명단을 수합해야 할 때 일반적으로는 160번의 작업이 필요하지만 Sijak-K(시작K)를 이용하면 33번이면 됩니다. 약 1/5로 업무량이 줄었네요. 50개 부서라면 400 대 33이니까  1/12로 업무량을 줄일 수 있습니다.

 

중요한 건 이 설정을 바꾸지만 않으면 한번 설정한 것이 컴퓨터를 껏다가 켜도 계속 유지된다는 점입니다. 만약 나중에 동일한 업무를 해야 한다면, 그리고 창 위치 등이 같은 조건이라면, 다시 설정할 필요 없이 시작 + 2 버튼만 누르면 된다는 것입니다.

 

사용자가 할 일은 컴퓨터가 일을 잘 하나 안하나 지켜보는 것입니다. 혹시 잘 안되는 부분이 있으면 바로 Pause(Break) 버튼을 눌러 멈춰서 설정하고, 다시 Pause(Break)를 누르거나 Ctrl + 시작 + R 버튼을 눌러 프로그램을 재실행하여 시작 + 2 버튼을 눌러 재실행 시켜주는 것입니다.

 

이번 예시는 사용자 설정 기준으로 정렬된 파일을 활용하여 작업을 했는데 만약 정렬되지 않은 파일들이라면 동일한 방법으로 명단을 수합한 후 엑셀 함수 등을 이용해 명단을 정렬할 수도 있습니다.